Hvad skal man overveje før man vælger Regnskabs Software?

Når man overvejer at købe et regnskabsprogram også kaldet bogføringsprogram er der en række funktioner som man skal sikre sig at der er mulighed for at få adgang til i det pågældende regnskabsprogram. Som tidligere revisor ville jeg se efter følgende ting.

1. Sikre at regnskabsprogrammet kan lave en balance
2. Sikre at regnskabsprogrammet kan lave kontospecifikationer
3. Muligheder for at eksportere regnskabsdata til excel
4. Sikre mulighed for opsætning af moms
5. Sikre et godt faktureringsmodul i regnskabsprogrammet

Sikre at regnskabsprogrammet kan lave en balance

Som noget helt grundliggende i et regnskabsprogram skal man sikre sig at det program man køber har en god over overskuelig balance og resultatopgørelse. De fleste programmer har dette og sommetider kan man tilmed have sidste års tal til sammenligning.

Jo flere kolonner der er på resultatopgørelsen og balancen desto VÆRRE. For den almindelige regnskabsbruger er dette efter min opfattelse mere forvirrende end gavnligt.

I vores online regnskabsprogram www.web-regnskab.dk har vi gjort flere ting for at gøre det let at bruge. Vi har koblet balancen og kontoplanen sammen. I det flere programmer vedligeholder man kontoplanen et sted og ser balancen et andet sted – dette er helt unødvendigt.

Endvidere har vi muliggjort at man fra balancen kan trykke på et vilkårligt tal i balancen for at lave kontospecifikationer for den pågældende konto.

Sikre at regnskabsprogrammet kan lave kontospecifikationer

En anden meget vigtig ting i et regnskabsprogram er at man kan lave kontospecifikationer. Uden gode kontospecifikationer er regnskabsprogrammet meget svært at bruge.

Skal man f.eks. afstemme banken – så trækker man altid en kontospecifikation af den pågældende bank som man sammenligner med et kontoudtog fra banken. Det findes programmer som kan afstemme dette – et af de bedste programmer på markedet kan findes her www.afstemning.com.

Som gammel revisor bruger jeg personligt altid kontospecifikationerne til at opgøre momsen. Jeg trækker kontospecifikationer for udgående moms og indgående moms for den periode jeg ønsker at afregne – trækker det ud i excel og beregner herefter momsen.

Som nævnt i det ovenstående har man i vores web-regnskab gjort det så let at lave kontospecifikationer at man blot i balancen trykker på tallet man ønsker specifikation af – hvorefter denne kan trækkes ud i excel eller ses på skærmen.

Muligheder for at eksportere regnskabsdata til excel

Det er ingen hemmelighed er jeg er stor fan af excel og at jeg mener at man som regnskabsperson bør sætte sig godt ind i excels muligheder. Regnskabsdata og excel hænger rigtig godt sammen

Har man først sine data i excel så kan man lave alle de rapporter mv som man kunne ønske sig. En af de samarbejdspartnere som jeg selv har haft stor gavn af at anvende er www.excel-vba.dk som både er gode til excel makroer og undervisning i det samme.

Derfor er det helt afgørende at man i et regnskab kan trække sine dato over i excel. I www.web-regnskab.dk kan man både for regnskabsjournalen, balancen eller for kontospecifikationerne blot trykke på excel ikonet – så har man sine data i excel og kan arbejde videre med dem. Vi har endda bygget et program som automatisk kan opstille dit regnskab uden brug af revisor. Så der er mange penge at spare se mere på www.regnskabsopstilling.dk

Sikre mulighed for opsætning af moms

En anden ting jeg som revisor ser meget efter i et regnskabsprogram er mulighederne for at opsætte moms. Det er vigtigt at man både kan opsætte f.eks. repræsentationsmoms på 6,25% af beløbet eller den almindelige 25% moms.

Vi kender ikke fremtiden men differentieret moms er set i mange andre lande og derfor er det vigtigt at dit regnskabsprogram kan opsætte forskellige momskoder.

Samtidig er det vigtigt at det er enkelt at opsætte momskoderne – fordi den slags hurtig bliver komplekst for selvstændige.

I www.web-regnskab.dk kan der både vælges en enkel opsætning – hvor der kun defineres de 25% moms og så kan der trykkes på knappen advanceret hvorefter der kan laves en mere kompleks opsætning som dække alle de behov man som regnskabsbruger måtte ønske.

Sikre et godt faktureringsmodul i regnskabsprogrammet

Endelig ville jeg som revisor sikre mig at der er indbygget et regnskabsmodul i det regnskabsprogram jeg ville købe.

Det gør det lettere som selvstændig at have fakturaprogrammet og bogføringsprogrammet i samme program. Udsteder man meget få faktura kan man naturligvis godt gøre det i excel eller word som også har en række fordele fordi det er enkelt at anvende.

I www.web-regnskab.dk har vi bygget et regnskabsprogram sammen med vores bogføringsprogram og tilmed er der indbygget et CRM system. Regnskab og CRM hænger i vores verden godt sammen – og dermed bliver man mere fremtidssikret. Hos os kan man vælge moduler fra og til som man ønsker således at man godt kan få blot regnskabsprogrammet uden CRM modulet.

Måtte man på et senere tidspunkt ønske CRM modulet – kan dette tilkøbes og det tager blot et par minutter så kan dette bruges sammen med regnskabsprogrammet.

Der kan læses mere om CRM programmet her på www.smarter-crm.com